Business Process Suite – Dlaczego warto?

Wracam do cyklu poświęconego rozwiązaniu WEBCON BPS. W drugim odcinku tej  serii przedstawię wam  dlaczego warto wybrać  to konkretne  rozwiązanie jako platformę do budowania obiegów dokumentów. Na  kilku wybranych przykładach będziecie mogli się przekonać w czym BPS przewyższa możliwości tradycyjnych SharePointowych przepływów pracy oraz w jaki sposób może on ułatwić projektowanie przepływów.

 

bps

W kolejnym odcinku mojego cyklu  przedstawię wam  przykłady dotyczących aspektów funkcjonalnych oraz czysto technicznych, które sprawiają, że tak wysoko oceniany jest prze zemnie  ten produkt. Tekst ten przeznaczony jest przede wszystkim dla  osób, które budują obiegi  dokumentów oparte o natywne przepływy pracy systemu SharePoint.  W BPSie znajdziecie zapewne  wiele elementów, które was  zainteresują, oto one:

Buduj obiegi naprawdę szybko

WEBCON BPS jest zoptymalizowany do tego by w prosty i przede wszystkim szybki sposób budować obiegi dokumentów. W tym celu wraz z rozwiązaniem podstawowym dostarczone jest narzędzie  WEBCON BPS Studio. To ono pozwala na zarządzanie wszystkimi dostępnymi procesami oraz obiegami dokumentów jakie stworzyliśmy.

W BPSie  jest  kilka funkcjonalności, które pozwalają zarządzać i wprowadzać modyfikacje w obiegach dokumentów naprawdę szybko. Skraca to czas od momentu wyartykułowania potrzeby przez odbiorcę obiegu do jej implementacji w środowisku produkcyjnym do minimum.

Najprzydatniejsze z nich to:

  • Klonowanie obiegu jednym kliknięciem. Coś co ratuje nam życie, gdy pracownicy działu ” Y  ” zjawiają się z prośbą, że chcieli by również mieć dostępny przepływ, który używają pracownicy działu ” . Stworzenie go zajmie nam dosłownie 2 minuty. Konieczne jest sklonowanie obiegu i zapisanie zmian.
  • Zmiana wymagalności, widoczności oraz kolejności atrybutów na różnych krokach obiegu. BPS pozwala dzięki sprytnej kontrolce – Matrycy atrybutów – w jednym oknie bardzo łatwo zarządzać tymi wszystkimi właściwościami. Dzięki temu możemy budować formularze, które dynamicznie zmieniają się w trakcie obiegu. Co więcej ich aktualizacja lub zmiana zajmuje kilka sekund.
  • Schemat graficzny. Automatycznie generująca się wizualizacja tego w jaki sposób działa przepływ pracy. Coś co mi wydaje się nie koniecznie niezbędne, co jednak pozwala czasem łatwiej odnaleźć się w obiegu zaprojektowanym przez inną osobę.
  • Centralne zarządzanie wszystkimi obiegami z jednego miejsca. Coś czego brakuje mi bardzo w SharePoint Designerze, gdzie widok ogranicza się do przepływów danej witryny. W wypadku WEBCON Designer Studio mamy w jednym miejscu dostęp do wszystkich stworzonych obiegów. Wystarczy kilka kliknięć by skopiować jakieś rozwiązanie, konfigurację czy ustawienie z innego obiegu.
  • Proste przenoszenie konfiguracji między środowiskami: testowym, developerskim a produkcyjnym. Dzięki temu, że działamy w oparciu o bazę danych mamy możliwość jej odtworzenia na dowolnym środowisku poprzez zwykłe mechanizmy odtwarzania bazy danych. Jest to wielkie ułatwienie w wypadku konieczności stworzenia środowiska testowego będącego wiernym odwzorowaniem produkcji. Co więcej obieg przygotowany na środowisku developerskim poprze mechanizm exporty możemy równie łatwo przenieść na środowisko produkcyjne. Rozwiązanie takie bardzo ułatwia start produkcyjny przygotowanych obiegów.
  • Instalator. Coś nad czego brakiem ubolewam przy większości dodatków do SharePointa. Rozwiązanie wraża się poprzez automatyczny instalator dodający odpowiednie elementy do SharePointa czy też serwera SQL. Nie ma konieczności wykonywania tych prac ręcznie, co zmniejsza do minimum prawdopodobieństwo ludzkiego błędu podczas wdrożenia.

klonujmatrycaschematgraficznyinstalator

Więcej niż SharePoint

BPS od strony technicznej jest całkowicie niezależnym od mechanizmów Workflow Sharepointa rozwiązaniem. Struktura danych nie jest tak jak w SharePoincie przechowywana w połączeniu z listami lub bibliotekami dokumentów,  a w dedykowanej bazie danych.

Jakie  korzyści daje takie rozwiązanie?

  • Dostęp do danych możliwy jest w oparciu o zapytania T-SQLa, który jest niemal powszechnie znany. Pozwala to na bardzo prostą integracją z innymi systemami realizującymi procesy biznesowe jak i systemami raportowymi
  • Obiegi nie są związane z daną witryną. Na dowolnej witrynie możliwe jest prezentowanie danych związanych z każdym z istniejących obiegów.  Bardzo przydatnym zastosowaniem tej funkcjonalności jest możliwość stworzenia centrum zadań agregujących wszystkie zadania przypisane do użytkownika, np. zlecenia opisania faktury kosztowej, uzupełnienia wniosku urlopowego oraz zlecenia z systemu helpdeskowego
  • Dynamiczne formularze, które mogą zmieniać się w zależności od przebiegu obiegu jak i zalogowanego użytkownika. Rozwiązanie to pozwala zbierać pewne informacje tylko od wybranych użytkowników na danym kroku obiegu, jednocześnie udostępniając je do odczytu pozostałym.
  • Obiegi prawdziwie stanowe. Przepływy budowane  w BPS są w sposób dynamiczny, pozwalając na wielokrotne przechodzenie przez jeden krok czy też cofać się do poprzedniego w dowolnym momencie. Co ważne przepływ posiada wyspecyfikowane kroki, które porządkują logikę obiegu i sprawiają, że zarządzanie jak i użytkowanie obiegu jest bardziej czytelne jak zrozumiałe.
  • Banalnie prosta w użyciu integracja z systemami zewnętrznymi. Podajemy serwer, bazę danych oraz zapytanie SQL. Otrzymujemy słownik pobrany z systemy trzeciego. Porównajcie to z konfiguracją BCSa.
  • Dedykowany model zarządzania uprawnieniami – system umożliwia bardzo rozbudowane metody zarządzania uprawnieniami. Pozwala między innymi  na: ustalanie uprawnień na poziomie procesu (grupy obiegów), pojedynczego obiegu, typu dokumentu, wybranego kroku w realizacji  obiegu a także konkretnego atrybutu. Tak rozbudowane możliwości pozwalają precyzyjnie odwzorować bardzo specyficzne scenariusze, w których ograniczony dostęp do informacji jest kluczowy.
  • Wbudowane elementy konfiguracyjne wykorzystujące zapytania SQLowe oraz gotowe funkcje JavaScriptowe. System pozwala na konfigurację dodatkowych elementów poprzez zapytania SQLowe oraz wbudowane funkcje JavaScriptowe. Element ten sprawia, że niemal każdy kto miał styczność z IT będzie w stanie wykonać bardziej zaawansowane operacje bez konieczności poznawania nowych języków zapytań. Otrzymuję  tą wiedzę ” z marszu”. Rozwiązanie  to ułatwia  bardzo rozpoczęcie prac z systemem.
  • Wydajność i brak ograniczeń SharePointa. Ostatnie ale w mojej ocenie kluczowe kwestia wyróżniająca Business Process      Suite względem mechanizmów SharePointowych. Wybierając BPSa oraz jego architekturę bazodanową nie jesteśmy ograniczeni limitami technologicznymi SharePointa. Szczególnie problemów, które mogą być odczuwalne w sytuacji budowania dużych i rozbudowanych obiegów dokumentów wykorzystywanych przez setki użytkowników. Zainteresowanych odsyłam do dalszej lektury:

W tym miejscu nie chciałbym zostać źle zrozumiany. W pełni zdaję sobie sprawę, że zacytowane ograniczenia da się obejść lub załagodzić objawy ich występowania. Jednak skala problemów generowanych przy zaledwie 2 do 5 tysięcy elementów może być mocno problematyczna. Jeśli zależy nam na bezproblemowym i możliwie szybkim wdrożeniu to możliwość pominięcia tych problemów jest mocnym argumentem przemawiającym za Buisness Proccess Siute.

Powyższa lista prezentuje elementy dla mnie kluczowe, które sprawiają, że BPSa traktuje jako pierwsze rozwiązanie w wypadku wdrażania dużych platform obiegów dokumentów opartych o SharePointa.

uprawnienia-processtanyintegracja-sql integracja-sharepoint

Potężny zbiór dodatkowych funkcjonalności

BPS  podczas projektowanie przepływów pracy dostarcza nam szeroki zakres dodatkowych funkcjonalności, których nie spotkamy w SharePoint Designerze czy też w interfejsie SharePointa. Co ważne wszystkie te elementy możemy wyklikać. Najbardziej przydatne feature’y to:

  • Dodatkowe, niespotykane w SharePoint atrybuty. Nie wyobrażam sobie pracy na dużych słownikach bez kontrolki pickera, który jest bardzo wydajny i pozwala filtrować wyniki wyciągane z systemów zewnętrznych. Spróbujcie dodać do formularza kolumnę typu odnośnik z 20 tysiącami elementów.  Kolejną kolumną, która bardzo się przydaje to SQL Grid -raport wynikający z zapytania SQL, które może być mocno sprofilowane i generowane za pomocą zwykłego zapytania T-SQL
  • Kontrolce pozycji faktury.  Bardzo trudne jest budowanie obiegów pozwalających na księgowanie faktur bez tego typu kontrolki. Pozwala ona na rozpisanie pozycji faktury oraz automatyzuje wyliczanie pozycji netto/brutto czy też kontrolowanie sumy pozycji. W obiegach finansowych jest to bardzo przydatna kontrolka.
  • Cykliczne uruchamiane obiegi. Coś czego z pudełka nie da się wygenerować, czyli obiegi startowane lub procesowane dalej w sposób cykliczny lub po określonym czasie. Jeśli chcecie co miesiąc generować automatycznie paczkę zadań do zrealizowania przez użytkowników lub automatycznie zamykać zgłoszenia po określonym czasie nic prostszego. Dodatkowo mały smaczek, timer może uwzględniać dni robocze i święta.
  • Pokaźny zbiór akcji i ich wyzwalaczy. W wypadku obiegów budowanych w przepływach pracy akcje mogą zostać wywołane w znacznie większej liczbie przypadków niż w tradycyjnych obiegach. Wyzwalaczem może być: przejście do nowego kroku, wyjście z obecnego, upływ czasu (np. 7 dni po wejściu do kroku), otwarcie elementu w przeglądarce, dedykowany przycisk w menu, zapis zmian czy też próba usunięcia elementu. Ta spora porcja przypadków poza tradycyjnymi akcjami pozwala wyzwolić następujące akcje: wysyłka powiadomienia mailowego, generowanie dokumenty Word, PDF, zmianę uprawnień lub przypisania zadania. Umożliwia również sterowanie samym obiegiem lub pod obiegami zależnymi. Możliwości połączenia tych przypadków jest bardzo duża.
  • Obiegi i pod obiegi. BPS daje możliwość sterowania obiegiem poprzez pod obiegi przez niego starowane. Pozwala to automatyzowanie procesów złożonych z różnych niezależnych zadań. Dla przykładu: chcemy zbudować obieg zatrudniania nowego pracownika i przydzielić równolegle wiele zadań z tym związanych. Możemy stworzyć obiegi: stworzenia dostępów IT, wykonania szkolenia BPH, wydania sprzętu i wyposażenia. Główny obieg zostanie zamknięty po realizacji wszystkich zadań rozsianych po różnych pracownikach firmy. Kluczowa zaleta tej funkcjonalności to automatyzacja połączeń między tymi procesami.

atrybutypozycjeakcje-timerakcje

W powyższym zestawieniu choć trochę chciałem wam przybliżyć elementy, które najbardziej przydają się przy pracy z Business Process Siute.  Na co dzień tworząc nowy proces w BPS nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez tych rozwiązań.  W kolejnym odcinku serii pokaże wam jak wygląda tworzenia takiego obiegu w kilkuminutowym screencaście.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *