Współtworzenie plików pakietu Office przez wielu użytkowników jednocześnie

Jedną z podstawowych przyczyn, dla których firmy wybierają SharePointa jest możliwość kompleksowego zarządzania dokumentami przechowywanymi w strukturach organizacji. Niestety nie wiele osób przy okazji uruchomienia SharePointa 2010 zauważyło, że usługa ta pozwala na jednoczesną pracę wielu użytkowników nad jednym dokumentem z pakietu Office.

Jeśli nie wiedziałeś o takiej funkcjonalności lub jej nie używasz możesz ją włączyć w bardzo prosty sposób. Wystarczy tylko kilka kliknięć!

Wymagania

SharePoint umożliwia edycję dokumentu pakietu Office nawet przez 99 użytkowników jednocześnie. Chcąc wykorzystać tą funkcjonalność musimy posiadać usługę SharePoint 2010 w wersji Foundation lub Server oraz po stronie klienta pakiet aplikacji biurowych Office 2010.

Dokumenty, nad którymi można jednocześnie pracować:

  • Word (w aplikacji klienckiej Microsoft Word 2010 oraz Office Web Apss)
  • Excel (tylko w Office Web Apss)
  • PowerPoint (w aplikacji klienckiej Microsoft PowerPoint 2010 oraz Office Web Apss)
  • OneNote (w aplikacji klienckiej Microsoft OneNote 2010 oraz Office Web Apss) 

Warto w miejscu tym pamiętać, że Excel wspierany jest jedynie przez Office Web Apps. Niestety aplikacja Microsoft Excel 2010 nie wspiera jednoczesnej edycji dokumentu.

Uruchomienie

Chcąc uruchomić współtworzenie dokumentów Office prze wiele osób w dowolnej bibliotece dokumentów należy:
  • Wyłączyć mechanizm Ewidencjonowani dokumentów 
  • Włączyć mechanizm Wersjonowania dokumentów

Konfiguracja powyższych elementów odbywa się w Ustawieniach biblioteki w sekcji Ustawienia przechowywania wersji.

Jak to działa?

Poniższy film prezentuje zasady wieloosobowej edycji dokumentu typu Word. Podczas edycji blokowany jest dany akapit dla danego użytkownika przez co nad pozostałą częścią mogą pracować pozostałe osoby. Zaletą takiego trybu pracy jest brak blokowania dokumentu przez jednego użytkownika i możliwość dołączenia się pozostałych osób. Informacje o edycji odświeżają się opóźnieniem ok. 5 sekund więc przy dużych dokumentach nie sprawia to żadnych problemów. Dodatkowo pakiet Office pozwala na wygodne zarządzanie konfliktami edycji jednego elementu.
Funkcjonalność ta świetnie spisuje się podczas pracy nad dokumentem Excel – rejestrującego informacje wprowadzane przez wiele osób lub podczas tworzenia wspólnych notatek ze spotkanie z programie OneNote – ta opcje jest przeze mnie notorycznie używana. Zachęcam do przetestowania podczas najbliższego spotkania.

2 thoughts on “Współtworzenie plików pakietu Office przez wielu użytkowników jednocześnie”

  1. Witam

    Brakuje informacji że współtworzenie dla plików worda działa tylko i wyłącznie na plikach z rozszerzeniem docx. Nawet jeśli klienta posiada pakiet aplikacji biurowych Office 2010, a na serwerze zostanie jest dokument z rozszerzeniem doc, współtworzenie nie będzie działać.

    Pozdrawiam
    Nidhogg

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *